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MITEOSの活用で ファックス発注ゼロを目指す

アルフレッサ ヘルスケア株式会社

〒103-0023 東京都中央区日本橋本町三丁目11番5号
http://www.alfresa-hc.com
PLANETvanvan 2016年冬号(Vol.109) 掲載記事より)

仕入販売促進本部
仕入管理部 グループ長維田 敏郎さん

ファックス変換機器の老朽化をきっかけにファックス発注ゼロを目指し、2015年春から100社以上のメーカーとMITEOSの接続を開始したアルフレッサ ヘルスケア株式会社。MITEOS導入に至った経緯やご利用状況、今後の展望についてお聞きした。

「新製品カタログ」とは

 アルフレッサグループのセルフメディケーション卸売 事業を担う企業として、2011年10月に設立されたアルフレッサ ヘルスケア株式会社。北海道から沖縄まで各地の医薬品卸会社が次々集まって組織された全国卸であり、地場に根ざした堅実できめ細やかな事業を展開している。地域によって取り扱う商品は多種多様で、仕入 先メーカーも非常に多い。
 「当社では、発注・仕入業務は基幹EDIの利用を前提 としていますが、いまだに紙伝票も多く、中には手書き伝票のメーカー様もいらっしゃるので、基幹EDIの利用拡 大はなかなか厳しいのが実態です。社数でみると、約8 割のお取引先は、まだ基幹EDIを利用されていない状況です」と、仕入販売促進本部仕入管理部グループ長の維田敏郎さんは言う。
 基幹EDI未接続のメーカーに対しては、発注データをファックスに変換して送信している。しかし、自社のファックス変換機器が老朽化してきたため、今後の方向性を真剣に考えなければいけなくなった。
 「今は時代の変わり目ですが、いずれ受発注業務はすべてデータ化されていくでしょう。当社もいつまでもファックスを使い続けるのではなく、これを機にオンライン化を推進し、ペーパレスを実現するため、MITEOSの活用を決断しました。その背景には、紙の伝票ではデータの照合に非常に手間がかかっていて、社内の業務改善が進まないという現状があります。また、ファックスは朝 一に送信をセットしても、送付先が多いため、実際に送信されるのが昼近くになってしまう場合もあり、メーカー 様にもご不便をおかけしています。MITEOSの活用は、メーカー様、当社の双方にとってメリットがあると判断しま した(維田さん)。

100社強のメーカーが MITEOSを導入

 2014年末、社内でMITEOSの推進を決定すると、基 幹EDIを利用していない仕入先メーカーを対象に、2015年2月に東京、大阪の2拠点でWeb−EDI導入説明会を実施。さらに3月にMITEOS操作説明会を行なった。 その結果、説明会に参加した約180社のメーカーのうち、114社がMITEOSを導入することになった。
※2015年11月末時点。
 なぜ、これほど多くのメーカーがMITEOSに賛同したのか。維田さんは次のように分析する。
 「卸がどこまで本気でMITEOSに取り組むかが、最も重要なのだと思います。説明会では、当社のファックス変換機器が老朽化していること、ゆくゆくはファックスをなくす方針であることをストレートにお伝えしました。もし、これまで通りファックスが使えるのであれば、メーカー様 も慣れている業務をわざわざ急いで変えようとはしなかったかもしれません。危機感を共有し、受発注業務のデータ化が時代の流れであることをご理解いただけたからこそ、多くのご賛同を得られたのだと思います。MITEOSという選択肢ができたことで、基幹EDIは無理だと諦めていたメーカー様もオンライン化に容易に取り組めるようになったのは、本当にありがたいですね」。
 2015年4月以降、多くのメーカーが順次MITEOSの利用を開始した。当初は、紙で発行する伝票との切り分けが上手くできず、MITEOSのデータと紙の伝票がダブってしまうこともあったが、これは運用の慣れの問題でありすぐに解決した。
 「100社を超えるメーカー様との接続ですので、もっとミスが増えるのではと心配していたのですが、実際に運用してみると意外なほどスムーズでした。それだけMITEOSが、 誰にでも使いやすくできているということだと思います」。

MITEOSが普及するほど メリットも拡大

 MITEOSを導入して実感した一番のメリットは、伝票 の照合作業の負荷軽減だった。これまでは紙で受け取った仕入伝票を電卓で集計し、社内の入荷データと照合していた。合計に差異があると、その原因を見つけるために一つひとつのデータを確認し直さなければならず大変な作業だった。それがデータの突き合わせで簡単に済むようになったのだ。
 一方メーカー側は、ファックスだと時間がかかっていた受注データの受け取りが早く、確実になり、印字がかすれて読み間違えるといったミスもなくなった。さらに、紙の伝票を発行しないで済むため、ペーパレス化や郵送コストの抑制にもつながっている。
 アルフレッサ ヘルスケアでは今後、さらに接続メー カーを増やしていきたいということで、2015年秋に改めて説明会を実施した。
 「あとは個別アプローチするしかないので、プラネットさんにもご協力いただきながら地道に進めていこうと思いま す。一つ課題を挙げるとすれば、MITEOSはメーカー様側で単価を入力して送り返す仕組みのため、それがプラスの作業になってしまっています。そこを補完する機能が追加されると、メーカー様にもっとお勧めしやすくなると思います(維田さん)。
 ファックス発注ゼロへの道のりはまだ遠く、今すぐにファックス変換の機器をなくすことはできない。それでも、 MITEOSを利用するメーカーが増えるほど、ファックスに何かあった時のリスクは確実に減らすことができる。遅かれ早かれ、同じような問題に直面するであろう同業の各社にも、MITEOSの積極的な利用を呼び掛ける。
 「MITEOSを利用する卸売業が多いほど、メーカー様もより導入しやすく、メリットも大きくなります。最初はおそ るおそる利用し始めたMITEOSですが、デメリットはほとんどなく、メーカー様にも当社にもメリットが出てきていま す。ぜひ1社でも多くの卸売業様にMITEOSを活用いただき、業界全体で業務効率の向上を図っていければと思います」。
 プラネットとしても、より多くの企業にMITEOSをご利用いただけるようサービスのブラッシュアップを続けるとと もに、運用や啓発のお手伝いを一層強化していきたい。


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