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バイヤーズネットを活用した業務効率化|ココカラファインの戦略におけるバイヤーズネット活用の位置づけ

株式会社ココカラファイン

本社 神奈川県横浜市港北区新横浜3-17-6 イノテックビル
http://www.cocokarafine.co.jp/
(PLANETvanvan 2011年冬号 掲載記事より)

株式会社ココカラファインでは、グループ各社の商品マスタ登録業務の一元管理を実現するためにバイヤーズネットを採用し、成果をあげている。
今後のさらなる情報共有も視野に入れた同社の取り組みについて伺った。

湯浅 裕行さん 上席執行役員 商品本部副本部長 兼仕入部長

間接業務の一元管理で経営統合のシナジー効果を

 当社は2010年10月1日、株式会社アライドハーツ・ホールディングスと合併し、全国に1,000 店舗を超すネットワークを有する株式会社ココカラファインとして新たに始動した。ドラッグストア事業と調剤薬局事業を柱に、「人々のココロとカラダの健康を追求し地域社会に貢献する」という経営理念のもと、「おもてなしNo.1企業」となることを目標に事業を展開している。

 当社の前身である株式会社ココカラファインホールディングスは、株式会社セイジョーとセガミメディクス株式会社の共同持株会社であり、そこに株式会社ジップドラッグと株式会社ライフォートが加わることで、実質的に4 つの販売会社の集合体となった。今回の合併では、さまざまな間接業務を本社で一元管理することにより、各社がそれぞれの特性や営業の強みを活かした販売に注力できる環境を整える狙いがある。そこで商品マスタ登録についても、グループ内でいかに一元管理し、効率化を図っていくかが大きな課題だった。

 当時の商品マスタ登録業務は、商談後に仕入先様に作成いただいた新商品登録シートをバイヤーがチェックした上で、手作業でデータ入力していたため、時間がかかりミスも多かった。また、グループ各社が独自の登録仕様や仕組みを持っており、仕入先様にカスタマイズしていただく必要があったので、お互いに負荷がかかっている状態だった。

 そこで、プラネットにご協力いただきながら検討を重ね、バイヤーズネットを活用した商品マスタ登録の仕組みを構築することにした。バイヤーズネットを選定した最大の理由として、当社独自の仕組みをつくるのではなく、流通業界の標準的な仕組みを採用したいという思いがあった。業界標準のバイヤーズネットであれば、仕入先様もメーカーが登録したプラネットの商品データベースを利用することで登録業務の負担が減り、サプライチェーン全体の効率化につながると考えたのだ。

 また、早くからバイヤーズネットを活用し、効率化に成功している同業他社の事例も多いため、サービスに対する信頼性も高かった。さらにプラネットであれば、流通業の実務に精通しており、流通業界を取り巻く状況の変化に迅速に対応できる。業界全体のさまざまなニーズを吸収し進化し続けるサービスは、当社の将来構想にマッチするということから、バイヤーズネットを採用した。

マスタ登録の標準化がもたらした効果

 新しい体制では、新横浜の本社に本部バイヤーをおき、そこで各社、各エリアに本社から派遣されたバイヤーを駐在させ、各社の特徴ある商品やエリア戦略的な商品は現地で商談してマスタ登録できるよう、プラネットと相談しながらバージョンアップを進めている。

 マスタ登録自体の流れは、まず仕入先様がバイヤーズネットを通じて商品情報を登録。それを随時バイヤーが承認し、本部で全体のマスタ登録をして、各販社にマスタとしてデータを落としていくというかたちをとっている。(P9の図参照)

 現在の利用状況をみると、仕入先様で利用IDをお持ちなのは151社、421名で、当社側は32名の社員が対応している。バイイングを本社で一元的に行っている関東圏の主幹卸様については、100% バイヤーズネットから商品登録いただいている。ただし、前述したエリア別の商談があるため、全体で見ると利用状況は60%となっている。1 か月あたりの申請件数は、2,000 〜3,000 アイテムとかなり多い。

 バイヤーズネット導入の効果としては、仕入先様からの商品マスタ登録情報の精度向上が挙げられる。プラネットに登録しているメーカーについては、商品データベースにほぼ基本データが入っているので、JAN コードを入力するだけで正確なデータが利用できる。さらにココカラファイン用の独自チェック機能により、精度の高い情報が申請されるようになった。従来は規格数や色目等の入力ミスが、マスタ登録して商品が流れたときに初めてわかる状態で、一つのミスを取り返すのにも非常に手間暇がかかったが、そうした問題もプラネットのデータベースを活用することで解決した。

 商品マスタ登録のスピードも大幅に向上した。導入前は、申請から登録までに1 〜2 週間かかっていたが、導入後は最短で当日中、長くても3 日程度で登録されている。とくに業務の透明性が高くなり、どこで問題が起こっているかわかるようになったので、何らかの理由で処理が止まっている場合には、直接、その現場を指導して改善を図ることが可能となった。

 もう一点、標準化されたことにより、担当変更への対応が迅速になった。今まで仕入先様の担当者が代わるときには、マスタ登録一つとっても細かい注意事項があり、分厚い担当引継書が用意されていた。それが標準化されて、迅速に引き継ぎができるようになった。同様に当社のバイヤーが代わる際も、承認事項などをポイント的に押さえるだけで対応できる。

 このように、バイヤーズネットを利用することによりマスタ登録が標準化され、情報の精度が向上し、登録業務が簡素化され、ミスがなくなる等、さまざまな効果を実感しており、現在、プラネットの商品データベースを利用していないお客様には、私どもから積極的に登録をお願いしている状況だ。

バイヤーズネットを柱に「おもてなしNo.1企業」を目指す

 今後は、仕入先様との情報共有をさらに推進しながら、効率化と透明化を一層進めていきたいと考えている。直接利益を生まない事務的な業務はできるだけ速やかに済ませて、その分の時間でお客様に情報発信ができるような取り組みをしたい。

 その一つとして考えているのが、商談記録の共有だ。これまで商談の際には、商談記録簿を紙で残していたが、昨年10月から、バイヤーズネットを利用してデータ化していこうとしている。商談内容を仕入先様と当社で共有することで、認識の違いや情報の漏れがなくなるものと期待している。

 また、業界の現状として、仕入先様、当社ともにリベート処理には膨大な時間を費やしている。リベート件数は半期で5 〜6 千件と非常に多く、入力の仕様も統一されていないため、あいまいな表現がミスにつながっている。このリベート契約をワークフロー化し共有することで、実績計算での違算を最小限に減らし、また、J-SOX 法に対応した運用を実現していきたい。

 商品マスタ登録をはじめ、商談記録やリベート処理などをすべてバイヤーズネットの中で行い、情報の共有化を図っていくことができれば、当社のみならず、仕入先様の効率化にもつながっていくと思われる。ドラッグストア業界ではどこも同じような状況にあり、業界全体が一緒に仕組みをつくれば、標準化を図っていけるのではないか。こういった業界スタンダード的な展開ができるのは、プラネットしかないと考えている。

 ココカラファインはこれからも、バイヤーズネットを活用して業務を効率化し、情報共有、情報発信を積極的に進めながら、その成果をお客様や仕入先様に還元することで「おもてなしNo.1 企業」を目指していきたい。当社だけでなく、多くの小売業様にバイヤーズネットをご活用いただくことで、バイヤーズネットが業界スタンダードの仕組みになることを願っている。

ココカラファインの商品マスタ登録の流れ

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